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       集團化應用解決方案主要麵向大型企業集團和具備垂直管理要求的政府機關,具備如下特點:

(1)   機構龐大、下屬單位較多且層次複雜,各下屬單位可能分布在全國各地或世界各地;
(2)   各下屬單位幾乎都設有獨立的檔案管理機構,可獨立負責本單位的檔案收集、管理、存儲和利用;
(3)   集團總部具有對下屬單位進行業務指導的職責,負責相關檔案管理辦法和業務規則的製定;
(4)   檔案管理規則是以共性為主。各下屬單位由於業務重點不同,所以在檔案管理重點和管理特性方麵存在差異;
(5)   集團總部應按照檔案管理要求,將下屬單位的檔案信息進行匯總,供全集團所利用;
(6)   集團總部與各下屬單位在網絡建設、信息化模式及係統維護方麵存在差異,因此在係統部署時,應遵循集中式、分布式、集中加分布式的部署原則;
(7)   具備良好的網絡,集團總部與下屬單位通過專網或VPN進行連接;
(8)   應用範圍廣,注冊用戶和並發用戶數量多,對係統性能要求較高。
       對於集團化用戶,檔案信息化的戰略定位及終極目標應是知識管理,應將檔案信息化納入集團整體規劃中,以統一技術、標準規劃、分步實施,適應集中式、分布式、集中加分布式的不同部署模式,構建全集團的信息采集平台、檔案管理基礎平台、檔案知識采集平台和應用平台。實現數據格式的統一、遠程業務的督導、信息資源的優化、全方位檔案知識的服務等目標,使檔案管理方式由信息管理向知識管理轉變。

二、係統部署模式

 集團化應用解決方案部署方式根據下屬單位的實際情況應主要考慮以下三點:
1、集團總部和下屬單位的網絡連接情況;
2、下屬單位對係統的維護能力;
3、由於集團總部和下屬單位的資產、權益不同,所以信息披露程度和檔案管理模式也存在著差異。根據不同的情況,一般有以下幾種部署方式:
1)大集中部署方式
該部署方式的特點是集團總部成為管理中心、維護中心和數據中心,即將數據庫服務器、WEB服務器、應用服務器等全部部署在總部,下屬單位通過專網或VPN來訪問總部。此種部署方式適用於網絡連接良好、下屬單位對係統維護能力較弱,集團總部對下屬單位的人、財、物有統一管理權限和要求的情況。
2)分布式部署方式
該部署方式是集團總部和下屬單位分別獨立的部署本單位係統。建成若幹個管理中心、維護中心和數據中心,下屬單位根據集團的統一要求將相關信息匯總、移交後,在集團總部集中形成數據中心。這種部署方式適用於網絡連接情況較差、下屬單位較多且維護和管理能力較強,集團總部與下屬單位不適合完全集中管理的情況。
3)混合式部署方式
混合式部署方式是指一部分具備較大集中管理模式的機構,采用大集中的管理模式,而其它機構則采用分布式進行獨立部署,獨立匯總、移交檔案信息後,在集團總部形成數據中心。

 三、係統功能架構
 (1)  信息采集平台:它是整個係統的基礎平台,也是檔案信息資源建設的基礎平台,更是整個平台對外提供檔案知識服務的初始源泉,主要從各種數據源(包括:互聯網、數據庫、文件係統、內部其他係統及獨立信息源)進行信息采集;
(2)  檔案管理基礎平台:它是檔案工作的IT支撐平台,可實現全集團檔案的收集、管理、存儲和利用,也可實現集團總部對下屬單位檔案業務工作的管控,是“集團”對外宣傳的窗口和對內教育的基地;
(3)  知識采集平台:它是檔案知識應用的基礎平台,是整個平台係統對外提供檔案知識服務的源泉。通過分布式采集係統,從集中式和分布式綜合檔案管理係統中采集檔案知識,然後對各類檔案知識進行整合和挖掘,分析、構建檔案知識數據庫,為檔案知識應用平台提供應用基礎;
(4)  知識應用平台:包括知識學習平台、知識分析平台、知識協作平台、個性化知識平台、知識管理和服務平台。