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電子檔案管理係統基本功能規定

2018-06-27 09:49:45      點擊:

第一章 總則

第一條 為推動電子檔案科學管理,規範電子檔案管理係統建設,明確電子檔案管理係統基本功能,確保電子檔案真實、完整、可用與安全,按照國家有關法律法規和標準規範,製定本規定。

第二條 本規定所稱電子檔案管理係統,是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件係統。

第三條 本規定明確了電子檔案管理係統(以下簡稱係統)必備的功能。係統建設應依據先進、實用、安全、發展的原則。

第四條 本規定適用於國家各級各類檔案館,機關、團體、企事業單位可參照執行。

第二章 係統總體要求

第五條 係統結構應具備開放性,可實現與其他係統的功能集成、數據共享與交換。

第六條 係統功能應具備可擴展性,應滿足當前及可預見的時間內的業務需求,可方便地進行功能擴展。

第七條 係統實現應具備靈活性,支持電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。

第八條 係統運行應安全可靠,保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄,根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段,保障電子檔案安全,防止非授權訪問。

第九條 係統應依據電子檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫。

第十條 係統應能夠管理符合國家、行業標準規定的多種門類、多種格式的電子檔案。

第十一條 係統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

第三章 檔案接收

第十二條 係統應具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。

第十三條 係統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規範性等進行檢查的功能,對不合格的進行標注。

第十四條 係統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能,支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標識。

第十五條 係統應具備對征集檔案進行管理的功能。

第四章 檔案整理

第十六條 係統應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能,支持分類與排序的調整處理。

第十七條 係統應具備電子檔案的著錄、標引等功能,形成電子檔案目錄,並與電子檔案相關聯。

第十八條 係統應具備電子檔案批量格式轉換的功能,生成符合國家、行業相關標準的用於長期保存和提供利用的電子檔案。 

第十九條 係統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。 

第二十條 係統應具備電子檔案入庫功能,並保存入庫處理過程記錄。

第五章 檔案保存

第二十一條 係統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢複功能,設置備份與恢複策略,製作備份數據,對備份數據和介質進行登記、檢測與管理,使用備份數據進行恢複處理,記錄備份恢複過程信息。

第二十二條 係統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能,對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和係統響應超時等情況發出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。

第二十三條 係統應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

第二十四條 係統應具備電子檔案保護功能,保障電子檔案不被非授權的修改與刪除,記錄長期保存過程中的變動信息。

第六章 檔案利用

第二十五條 係統應具備依據利用需求生成電子檔案利用庫的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。

第二十六條 係統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門類和遞進檢索,檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。

第二十七條 係統應具備電子檔案在線借閱服務功能,支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理,並記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

第二十八條 係統應具備檔案編研功能,對檔案編研成果進行管理。

第二十九條 係統應具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,並采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

第七章 檔案鑒定與處置

第三十條 係統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

第三十一條 係統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級、價值和開放等鑒定處理。

第三十二條 係統應保存鑒定與處置的過程信息,記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。

第三十三條 係統應具備電子檔案銷毀管理功能,對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

第八章 檔案統計

第三十四條 係統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能,可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。

第三十五條 係統應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。

第三十六條 係統應內置常用電子檔案工作統計報表。

第三十七條 係統應提供報表製作工具,支持用戶自定義統計報表。

第九章 係統管理

第三十八條 係統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構的定義與配置功能。

第三十九條 係統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能,支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理;係統應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案;係統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體係的設置。

第四十條 係統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能,內置常見種類的電子檔案元數據方案。

第四十一條 係統應具備用戶信息管理的功能,支持係統管理員、係統安全保密員和係統安全審計員的三員分立的安全控製功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理,以及按照功能和數據進行授權等功能。

第四十二條 係統應具備日誌及其分類管理功能,記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

第四十三條 係統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和係統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能,記錄發現問題。

第十章 附則

第四十四條 本規定由國家檔案局負責解釋。

第四十五條 本規定自公布之日起實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》同時廢止。

抄送:各副省級市檔案局、館,解放軍檔案館、武警部隊參謀部辦公室。


國家檔案局辦公室秘書處

 2017年12月29日印發