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檔案室應該如何建設

2017-12-20 13:32:50      點擊:

一、檔案室的空間規劃

        檔案室中的閱覽室是專門為閱覽者查看檔案而設立的。閱覽室應采用單獨的房間,如果條件不具備,也可以在辦公室中設立閱覽桌。獨立閱覽室應有窗,自然采光好,避免陽光直射或炫光,可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置,輔之以人工光源;應有自然通風,室內應設置空調或通風設備,供冬天和夏天使用。應擺放一定的桌椅、電腦,提供檔案檢索工具。

        辦公室是檔案管理人員進行日常辦公的場所,麵積根據辦公人員數量和辦公需要確定,一般在10~20㎡。辦公室應設有堆放有待著錄或編目的檔案卷宗的大辦公桌,以及檔案管理工作所需要的設備,如計算機、打印機、裝訂機等。


二、檔案室的物質條件

1、裝具

        裝具即用以存放檔案的櫃、架、箱。一般而言,封閉式的櫃、箱比敞開式的架子更有利於對檔案的保護。櫃、架、箱的製成材料最好為金屬物,這樣更有利於防火。檔案室要有足夠數量的檔案箱櫃,要能存放現有的檔案和未來10~20年的檔案。

可考慮使用密集型活動檔案櫃。這種平時合為一體,同時可打開的裝具比之傳統的單個單列、擺放位置固定裝具有較全麵的優越性。他不僅具有防火、防光、防塵的性能,而且可大幅節省庫房空間和庫房建築費用,一般而言,他可比常規的固定櫃架節省近2/3的庫房麵積。但安裝使用密集型活動檔案櫃,對地麵的承重能力有較高的要求。樓板承受力一般需要每平方米1200kg以上,同時也考慮整個建築物的堅固程度及其使用年限長短等相關因素。

2、設備

         檔案保管的設備一般是指那些具有“固定資產”性質的機械、器皿、儀器、儀表等技術設備,而不包括庫房、裝具、卷盒、藥品等在內。用於檔案保管的技術設備種類很多,如去濕機、空調、通風設備,溫濕度測量及控製設備,防盜、防火報警器,滅火器,裝訂機、複印機、計算機,消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具,等等。

3、檔案盒

         檔案盒是指放置檔案材料的包裝盒,檔案盒應按國家標準A4紙張設計,用無酸紙製作。

4、消耗品

        檔案室還需要使用一些低值易耗品,如防黴防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及辦公文具等。

以上介紹的檔案室各種物質基礎條件(用房、裝具、設備等)是檔案工作正常開展的必要前提,不同單位在建設檔案過程中可以根據自身情況、需要和經濟實力(建設預算)來合理配置。