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煙草檔案信息化建設解決方案

2017-09-06 22:01:28      點擊:
       煙草檔案信息化建設是指煙草檔案室利用現代信息技術,通過信息資源的深入開發和廣泛利用,不斷提高煙草檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平,進而提高煙草檔案工作的社會效益和經濟效益的過程。反映到每一個煙草檔案室,信息化建設就是要實現檔案管理業務環節的自動化,管理方式的網絡化,決策支持的智能化和信息利用的電子化,旨在加強檔案資源建設和檔案利用建設,發揮檔案在推進“卷煙上水平”各項工作中的信息支撐作用。
一、煙草檔案信息化建設麵臨的問題
       隨著計算機的使用和普及,我國的煙草檔案室大多在上世紀80年代初引入電子技術。目前,除個別企業檔案信息化走在前端,總體上說煙草檔案信息化建設在還處在初步發展階段。具體表現在:(1)查詢、分析原始數據存在困難。目前手工檢索信息的方式難適應現代信息社會的對信息快速、準確、全麵地收集、管理、利用要求。(2)信息處於封閉狀態。檔案室就像一個信息倉庫,檔案和資料等入庫後被束之高閣,除非利用特定信息才能拿出來使用,大量信息資源處於閑置準確狀態。(3)信息溝通渠道不暢通。檔案室信息化水平不平衡,不同地區,不同規模檔案室差異很大。即使在同一企業縱向的信息資源利用方麵,資源共享觀念淡薄,致使信息費用增多,成本加大。(4)信息存儲介質大部分仍是傳統紙質形式。數據庫建設、數字化信息資源的積累與煙草檔案信息化目標要求相差甚遠。(5)信息資源的開發不能滿足企業、社會需要。如開發新的產品需要以原有的技術作為支撐,在傳統的查找模式下查全所需要的信息需要耗費大量的時間。
二、煙草檔案室信息化解決方案
       1.方案的設計原則。煙草檔案信息化建設,以文件生命周期理論為基礎,在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中,既加強企業內部文件、檔案工作的一體化,也注重各個不同文件職能機構的業務銜接,從而使從文件到檔案全過程都得到有效控製。整個信息係統的規劃,應納入煙草企業的信息化建設的整體方案,作為一個與整個信息係統關聯的子係統,考慮到檔案專業的特色和檔案信息利用的特殊需求,利用計算機技術的強大功能,對文件從製作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理。建立起標準的係統接口,可方便地同現有軟件連接實現按需配置的煙草檔案、管理、利用係統,確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說,煙草檔案信息化建設需堅持以下原則:第一是全程管理原則,在電子係統環境下,文件與檔案界限不再明顯,電子文件在成為檔案後仍可以轉化為現行的文件,文件和檔案管理人員界限也日趨模糊,將文件工作與檔案工作實行一體化的全程管理,將大大提高信息共享的程度,也能大大提高企業工作效率;第二是前端控製原則,前端控製原則是以文件生命周期理論為基礎,將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中,文件形成是前端,處理、鑒定等是中端,永久保存或銷毀是末端;第三是安全性原則,電子文件內容的易變性、對外圍設備與操作環境具有依賴性等特點,要求在設計過程中把安全性原則擺在重要的位置,確保檔案信息內容的可靠性與文件的可讀性。第四是集成管理原則,集成管理是對管理要素的科學重組,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體係的功能度,因精密組合而減少疏漏,提高可靠性,增加相關作業密度,減少重複而降低功耗,提高管理效率。
       2.方案的設計目。(1)總體目標。煙草部門信息化的總體目標是在現代信息係統哲理的指導下,逐步建立包括業務流程管理和經營管理、分析、綜合利用的信息管理係統,並依靠集成技術將這些方方麵麵綜合成一個整體,成為一個有機集成的係統,檔案信息化作為一個子係統,能完成檔案信息的優質管理與快速利用,並能快速接入即將建立或已經建立的煙草部門信息化的係統,為煙草信息係統提供信息資源支撐。(2)階段目標。煙草檔案信息化建設是一個複雜的長期的係統工程,不可能全麵鋪開一次性實施,應該總體規劃、分步實施、重點突破。首先實施一些思路上、技術上較成熟的子係統。煙草檔案信息化建設,全部係統分三個階段完成,確保總體目標的實現。第一階段:完成檔案管理信息係統的規劃和數據庫的建設,實現檔案室業務管理自動化。第二階段:在第一階段的基礎上完善和擴展功能,著手進行室藏檔案的數字化工作,逐步實現館藏檔案的數字化。第三階段:對檔案室檔案內外部信息進行提煉,建立支持綜合分析的數據倉庫,建立智能決策支持分析係統平台,實現數字煙草檔案室的網絡化建設。同時,為確保信息係統的有效運行,需要確保檔案人員的綜合素質,能熟練地使用該係統。
       3.方案的實施步驟。煙草檔案信息化建設第一階段的主要任務,首先是充分利用信息技術改進目前檔案管理流程,實現檔案管理業務環節的自動化管理;其次是完善網絡,建立檔案室內部局域網和與本企業辦公自動化係統網絡連接的內部網,實現信息共享和電子文件網上歸檔。現階段中小煙草檔案室的主要任務是完善煙草檔案信息係統,實現與本企業辦公自動化係統的聯網,加強數據收集和網絡維護,包括數據遷移、常規文書檔案與專業技術檔案、產品開發數據庫、文檔一體化係統。第二階段的任務是將所收集的傳統紙質文檔和圖紙通過掃描、圖像(處理,如紀偏、去汙、截邊等)、圖相存儲、命名、數據關聯等一係列步驟,將紙質信息加工成電子化的信息數據,並寫入光盤,保存在鏡像服務器大容量磁盤中,並提供網上高速的存取服務。同時要開展檔案借閱利用、檔案人員和其他相關人員培訓等活動,建設數字化煙草檔案室,最終實現無紙化辦公,這也是煙草檔案室信息化建設的核心部分。
三、需要處理好的幾個關係煙草檔案的信息化建設,主要依賴於現代信息技術,在實施中需要處理好多方麵的關係,如:檔案信息安全問題,即保密和共享的關係;檔案信息質量問題,即元數據的質量和可靠性;檔案信息開放問題,即合作與服務的關係;檔案載體處理問題,電子檔案與實體檔案的關係。
      煙草檔案信息化建設,應根據本企業的實際情況,加快數字化的進程,推進煙草檔案室信息化建設應堅持“推進重點,帶動全局”的原則,以檔案信息化為基礎,為企業提供信息資源的支撐,並帶動其他部門的信息化進程。