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房地產檔案管理

2017-08-29 08:42:32      點擊:
      一、房產檔案管理的意義
      房產檔案是政府職能部門依照仲華人民共和國檔案法》及相關法律規定,代表國家管理房地產在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的,反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況,應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產行政管理法定職責的體現物,能合法的證明權利人與房屋上地之間權利關係的原始憑證,具有法律憑證價值。從而成為房地產產權界定的有利存證,為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律保障。因此,做好房產檔案工作對穩定社會,解決民事糾紛。明確產權具有現實意義,同時做好房產檔案工作為領導決策、研究房產政策,搞好房產管理。
      二、房產檔案管理的方法
      積極強化房產檔案機製,增強服務意識,提升服務水平,創新舉措,為民解難。建立檔案人員崗位貴任理、保密等一係列規章製度,使管理工作有章可循。在日常的檔案管理工作中,工作人員嚴格按製度辦事,嚴把質量關,對不符合質量要求的案卷退回重新整理,直至驗收合格;及時完成檔案采集、整理、歸檔、上架工作,提高檔案利用效率,實現查檔資料立等可取;在優質服務上形成有人抓、有人管、有人幫的協作互助工作氛圍。
    (一)數字化管理
      為了適應新形勢的房產檔案管理,切實保障權利人的合法權益,用數字化來進行管理,使房產檔案的查詢方式,從原來的工作人員進出庫房查閱實物案卷轉變到利用計算機直接查閱。工作效率、服務質量、準確性均得到了顯著提高,查詢人隻要提供某一種信息,很快就能查到權利人情況、交易情況、麵積、房產來源、完稅情況、抵押情況、限製情況、交易情況等。通過地理信息係統定位查詢某棟樓外觀圖像,還可以查詢雙方當事人辦理時的影像等全部檔案資料。
    《二)信息化建設
      進行曆史檔案數字化加工及綜合管理係統開發工作,如在房產圖文信息數據庫中增設檔案查閱登記,詳細規定並公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內部調用檔案時,工作人員根據授權直接通過房地產圖文信息管理係統查詢,根據所掌握的信息,可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產檔案時,一律進行查閱登記,提交有關證明材料,注明查閱事由、內容、範圍等信息,獲得查檔許可後,通過檔案室的查檔數據庫係統查閱調用,查檔人不直接接觸原始檔案,隻能根據被授
權和範圍查閱相關房產信息,這樣可以延長房產原始檔案的使用壽命,保證原始檔案的完整性、準確性和安全性。
     房產檔案信息化建設,使房產檔案在利用方式上發生了根本變化,不需要利用實物,不受任何時間、空間的限製,根據權限的不同可進人檔案管理係統查詢所需要的信息,大大提高了檔案資源的有效利用,利用途徑也更加多樣化。通過網上查詢等方式,開辟檔案業務的新渠道、新領域,將過去查詢人上門查檔的被動服務,變為主動提供服務,使房產檔案管理和利用更加科學化。
    (三)網絡製度
      應該完善檔案網絡管理製度建設,修訂檔案崗位責任製及檔案管理崗位製度,如閱覽製度、外借製度、複製製度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用範圍,規定不同的審批手續,使利用工作有章可循。同時,要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章製度的條文應嚴密而簡明,便於執行,並在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
   三、房地產檔案的收集與整理
房地產檔案的收集、整理實行“誰辦理誰立卷,隨時辦結隨時整理歸檔”的原則。即按照各地房地產管理部門的內部分工,各部門在工作中形成的已經辦理完畢的應歸檔材料,由該部門負責收集、整理、立卷之後,定期移交給本單位檔案綜合管理部門
歸檔。
   (一)歸檔的方法
    1、分類。按照“一案一卷或數卷”的原則,將不同案由的文件材料分成不同的案卷,每辦理一宗案(如進行一次產權登記、辦理一次代管或托管等)所形成的材料立一個卷。
    2、去釘取齊。
    3、卷內文件排列。
    4、編製檔號。歸檔的每一份文件材料都要在首頁的上方空白處加蓋“檔號章”。
    5、填寫卷內文件目錄。房地產檔案的卷內文件目錄分固定式與非固定式兩種。
    6、填寫檔案袋封麵項目和封底備考表。
    7、裝袋人盒。
    8,填寫檔案盒封麵和脊背項目。
    (二)房地產檔案文件排列的原則
    1、結論性材料在前,依據性材料在後。
    2、審批材料在前,申報材料在後。
    3、外文材料,譯文在前,原文附後。
    4、其他在辦案過程中形成的材料,按內容的孟要程度或時間先後排列。
    四、房地產檔案的保管與利用
    (一)創造提供必要的條件
    各房地產檔案保管部門要有適應工作需要的檔案用房,要配備檔案箱櫃和溫濕度調控設備和其他必要的設備;檔案庫房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防黴、防高溫、防蟲鼠等要求,為檔案的安全保管和提供利用創造必要的條件。
    (二)確保檔案安全
    認真做好檔案庫房管理工作,堅持做好庫房的溫濕度記錄,定期進行庫房的安全檢查,注意調節和控製庫房的溫濕度,確保檔案的安全。
    (三)修補檔案
    檔案人員要愛護檔案,發現檔案有破損、蟲蛀、褪色等現象時,要及時報告主管領導,並采取修補、複製等措施進行搶救。
    (四)用時要審批
    各級房地產檔案管理部門保存的檔案均屬未開放檔案,除本機關工作人員在業務中利用外,其他利用者如要查閱本人或其親屬以外的檔案材料,須履行一定的審批手續。