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企業數字檔案館(室)建設指南

2017-12-20 13:20:36      點擊:

           企業檔案是企業生產、經營、管理活動的真實記錄,是企業有形資產的憑證和無形資產的組成要素。企業檔案工作是企業基礎性工作,在保障企業生產、經營和管理活動持續開展、資產保值增值和記錄企業曆史等方麵具有重要地位和作用。

隨著信息技術的深入發展和廣泛應用,建設數字檔案館(室)已成為企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。建設符合國家、社會和企業信息化發展要求的企業數字檔案館(室),有利於整合企業信息資源,增強檔案信息管理與服務能力,提高企業管理水平。

1  概念與基本特征

1.1  概念

本指南所稱的企業數字檔案館(室),是指企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程,對本企業或與其具有資產隸屬關係企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存,並通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理係統平台。

1.2  基本特征

與企業傳統檔案館(室)相比,企業數字檔案館(室)具有以下特征:

1)檔案資源數字化

通過對企業各類信息係統中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統載體檔案進行數字化加工,以數字形式存儲各種檔案信息。

2)檔案管理信息化

企業數字檔案館(室)將檔案管理業務流程固化在電子檔案管理係統中,實現數字檔案資源的自動化管理,檔案的收、管、存、用通過信息技術手段來實現。

3)檔案服務知識化

企業數字檔案館(室)利用知識管理、大數據等理念和技術,創新檔案利用方式和方法,對檔案信息進行深層次加工和知識化組織,以檔案利用需求為導向,有針對性地主動為企業提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。

2  建設目標與原則

2.1  建設目標

通過企業數字檔案館(室)的建設,實現企業檔案工作提質增效與創新發展,全麵提升檔案管理、開發共享服務能力,促進企業提高管理水平,增強核心競爭力,為企業持續健康發展提供有力支撐。

2.2  建設原則

企業數字檔案館(室)建設應堅持以下原則:

1)統籌規劃,分步實施

企業應將數字檔案館(室)建設納入企業信息化建設規劃,做到同步規劃;建設企業數字檔案館(室)應做好總體架構、技術方案的規劃,係統建設應考慮可擴展性和兼容性;應根據現有條件有計劃、有步驟地建設企業數字檔案館(室),充分保證每一階段工作目標的實現。建設過程中檔案部門要與企業信息化部門、業務部門、保密部門等協同工作。

2)需求導向,利用優先

企業數字檔案館(室)建設應圍繞企業研發、生產、經營、管理等企業中心工作,優先建設重要檔案資源。檔案資源數字化應以需求為導向,對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優先進行數字化。網絡架構應有利於檔案信息資源的共享利用,電子檔案、檔案數字化複製件存儲格式的選取應符合長期保存需要,便於利用,電子檔案管理係統功能實現、界麵等應盡可能符合用戶操作習慣。

3)安全保密,合法合規

企業數字檔案館(室)建設應遵守國家法律法規和標準規範,建立健全安全保密管理製度,確保檔案信息安全。應按照安全保密要求開展電子檔案管理係統設計、實施、運行和維護。

3  基礎設施建設

企業數字檔案館(室)基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要,盡量選擇技術上自主可控的設施設備。

3.1  機房建設

機房建設應根據數字檔案館(室)運行需求和機房建設基本要求,充分利用企業現有信息化基礎條件,通過改造、添置設備等方式,建設滿足數字檔案館(室)運行要求的機房;涉密機房建設應符合國家有關保密規定。

3.2  網絡設施

企業數字檔案館(室)的網絡應接入企業網,並與互聯網隔離,管理涉密檔案的數字檔案館(室)網絡應與互聯網物理隔離。也可以建立企業檔案部門局域網。網絡建設應考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要,網絡帶寬等性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸要求。

3.3  硬件設備

根據電子檔案管理係統及基礎軟件係統部署和高效穩定運行需求配備服務器。根據科學、可行的存儲備份策略,配備穩定與適當冗餘的數據存儲備份設備。配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質等設備。

3.4  基礎軟件

應結合企業信息化的現狀,在統籌利用企業業已運行的基礎軟件係統的基礎上,結合企業數字檔案館(室)開發和運行的需要,配備正版或經過規範測試、登記的自主開發的基礎軟件,如操作係統、數據庫管理係統、中間件、全文檢索工具、光學字符識別軟件等。

3.5  其他設施

應根據需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數字化加工場所和電子檔案閱覽場所。

4  電子檔案管理係統建設

4.1  收集功能

1)電子文件登記

具備電子文件手工登記功能,元數據項在滿足國家有關標準要求的前提下,可根據需要增減,具有元數據手工登記校驗功能;可對電子文件元數據根據權限進行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。

2)電子文件和電子檔案在線接收

應具有符合《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關要求,從業務係統接收電子文件及其元數據的接口。具有從其他電子檔案管理係統接收電子檔案的功能,功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

3)電子文件和電子檔案離線接收

應具備電子文件、電子檔案和其他數字資源離線批量導入功能,支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數據文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收,並實現元數據、目錄數據與對應電子文件、電子檔案的自動關聯。

數據導入過程中應支持數據的校驗,如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當出現部分數據導入失敗,應提供報告,指明哪些數據導入失敗。如出現中斷(如:斷電、斷網、死機等),應支持斷點續傳,再次導入時從中斷記錄處接續導入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

4)電子文件和電子檔案接收檢測

應具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能,能根據電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關屬性進行檢測,對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進行標記。

5)傳統載體檔案全文信息上傳掛接

具備傳統載體檔案全文信息上傳掛接功能,支持單個、批量文件上傳等方式,能建立目錄與其對應全文間的關聯關係,並保持關聯關係穩定。

4.2  整理功能

4.2.1  分類

按照企業確定的分類方案,將歸檔文件進行分類,給定分類代號,並支持按年度、保管期限、機構(問題)等多種分類方案分類。

4.2.2  劃定保管期限

按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

4.2.3  組件

對來自不同係統的歸檔電子文件按照組件規則組成“件”,並對件內文檔按一定的規則進行排序。

4.2.4  組成保管單位

能對歸檔文件按照設定規則自動或在人工幹預下組成保管單位,並能按規則將保管單位內文件排序定位。能在人工幹預下調整歸檔文件所屬保管單位並重新排序定位。

4.2.5  編號

依據檔號編製規則形成檔號,所形成檔號唯一、簡明、合理、穩定、可擴充。

4.2.6  編目

根據需要能夠編製各種目錄。提供規範的檔案目錄模板,方便套打出案卷封麵、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷(盒)封麵和脊背等。應支持進行目錄模板製作,用戶可以對模板中的字體、打印內容、排序方式等進行調整。應提供打印預覽功能,並支持多模板批量生成和打印功能。

4.2.7  關聯關係建立

具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關聯關係功能。

4.2.8  表格導出

支持案卷封麵、卷內目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導出功能。

4.3  保存功能

4.3.1  電子檔案存儲格式轉換與信息組織

支持電子檔案存儲格式的轉換,將存入係統的電子檔案轉換為符合長期保存要求的存儲格式。

係統可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲載體容量進行信息組織,將組織好的檔案存至相應的離線存儲載體上。

4.3.2  電子檔案長期保存

應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數字檔案信息的長期保管;能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在係統中進行標識。

4.3.3  檔案整理

係統應依據電子檔案保管和利用的業務要求分別建立相應數據庫。能根據全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規則、件號、件內文檔排列規則等將電子檔案排列定位和呈現。

4.3.4  備份

應支持備份,包括軟件係統備份、數據庫備份和電子檔案備份,能根據數據重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。

4.3.5  定期鑒定

支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作,根據保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案,提醒係統管理員或檔案管理員等進行銷毀前鑒定和保管期限調整、利用開放、密級調整等相關操作。

4.3.6  銷毀管理

支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀標記、監銷、刪除等操作。

4.3.7  移交

具備根據進館要求或其他有關要求生成移交電子檔案信息包等功能,對已移交的電子檔案或其他數字資源進行移交時間及去向標識。

4.3.8  介質管理

支持對存放電子檔案存儲介質的統一管理,係統管理員可根據介質保管的實際需求為相應電子檔案設置相應的存儲介質。具有介質預警功能,當剩餘容量達到設定閾值時,通知係統管理員。

4.4  統計功能

應支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印,並以電子文件形式輸出統計數據,支持自定義報表功能。統計結果能按《全國檔案事業統計年報製度》給定格式輸出統計數據。

4.5  利用功能

4.5.1  檢索

支持按屬性檢索檔案,具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關聯檢索、深入二次檢索等多種檢索方式;有條件的企業可開發全文檢索功能。

4.5.2  瀏覽

應支持對常見格式電子檔案或其他數字資源進行瀏覽,支持常見格式多媒體電子檔案或數字化檔案信息的播放。應具有電子檔案或數字化檔案信息按權限下載功能。

4.5.3  借閱

支持電子檔案借閱申請、審批、授權,具有實體檔案借閱預約、催還、歸還等功能,審批流程符合檔案利用管理製度。

4.5.4  編研

支持用戶根據實際需求設置編研專題,能自動將符合該專題條件的檔案進行歸集。

4.5.5  開放利用設置

支持對目錄數據及全文設置開放利用標識。

4.5.6  複製管理

具有電子檔案複製申請、審批功能,能夠進行複製;具有實體檔案複製申請、審批、複製件分發登記等功能。

4.5.7  利用效果反饋

支持用戶對利用檔案產生的經濟效益或社會效益進行反饋。

4.5.8  知識管理

可根據需要開發知識管理功能,支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。

4.6  係統管理功能

4.6.1  日誌管理

應有日誌記載功能,記錄係統啟動和關閉信息、用戶登錄信息等,每條日誌至少應記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日誌的檢索、審計、統計功能。

支持按照一定規則自動生成日誌審計報表,支持日誌導出、刪除、審批等操作。

4.6.2  係統設置

支持對檔案流程化管理,可根據不同類別檔案管理要求設置相應管理流程,可對流程進行跟蹤與回溯。

支持代碼表的設置維護,如:年度、保管期限、密級、部門、分類號等代碼;係統中的分類方案可根據用戶需求增減。

支持元數據的設置維護,可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限製、取值範圍、組合字段等信息。

具備全宗設置功能,能實現區分全宗進行管理。

4.6.3  用戶管理

支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他係統中的用戶信息,支持用戶與IP地址綁定,支持“三員”分立。

4.6.4  組織機構設置管理

支持直接錄入組織機構信息和通過接口方式讀取其他係統中的組織機構信息,支持組織機構的多級管理功能。

4.6.5  權限管理

具備權限管理功能,保證授權用戶能夠在其權限範圍內進行合法操作。權限可以精細地控製指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。係統應支持設置權限有效期,到期後係統自動取消權限。

4.6.6  多全宗管理

可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位,支持全宗群管理,每個全宗單位有唯一全宗號、全宗名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數據、機構組織、用戶、流程、權限等相對獨立、互不影響。

4.6.7  工作過程記錄管理

應具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能,以記錄數字檔案館(室)管理過程。

4.7  傳統載體檔案輔助管理功能

4.7.1  傳統載體檔案信息采集

具備傳統載體檔案目錄著錄和全文掛接功能,目錄數據項在滿足國家有關標準要求的前提下,可根據需要增減。目錄數據采集時應具有校驗功能。

4.7.2  檔案存放位置管理

能根據庫房餘量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規則對傳統載體檔案提出存放位置建議,並在位置確定後進行排列定位。

4.7.3  智能庫房管理

有條件的單位可設置智能庫房管理功能,根據現實庫房虛擬出檔案所在庫房、區域及檔案櫃架的列、節、層、排位等,實現對實體檔案所在庫房位置的管理;電子檔案管理係統支持與智能密集架、PDA設備、條碼槍、電子標簽等硬件設備的集成,實現實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作;支持與溫濕度監控設備的集成,實現檔案庫房的溫濕度智能調控。

4.8  其他可選功能

有條件的企業可根據自身需要,增加諸如文件材料分發控製、工作計劃進度管理、業務監督指導等功能。

5  數字檔案資源建設

數字檔案資源建設是企業數字檔案館(室)建設的重點任務,包括傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔及專題數據庫建設。

5.1  傳統載體檔案數字化

一定數量的檔案數據是保證數字檔案館(室)發揮效用的基礎,存量檔案數字化率宜達到70%以上。

企業傳統載體檔案數字化的內容和範圍如下:

1)經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外,應全部數字化;有條件的單位可全部數字化。對於有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案,可隻對正本和文稿處理單進行數字化;具有重要修改內容的曆次修改稿和重要檔案的曆次修改稿需數字化。

2)正在研製或正在生產的核心產品或核心業務檔案應全部數字化,非核心產品、已停產的產品、非核心業務檔案可根據企業實際需要有選擇地數字化。

3)科研檔案應全部數字化。

4)生產、科研、辦公、生活建築物的可行性研究、設計、施工、竣工驗收等階段的質量管理檔案、竣工圖檔案應進行數字化,其他階段形成的檔案可有選擇地數字化。

5)設備儀器檔案應依據重要程度有選擇地數字化。

6)會計檔案數量較大,可根據企業需求和人力、物力配置情況有選擇地數字化。

7)職工檔案的數字化,需檔案部門與人力資源管理部門充分協商後按照黨和國家組織、人事部門的有關規定確定。

紙質檔案(含照片)數字化技術要求按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T 31-2017)進行,錄音、錄像等多媒體檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T 62-2017)進行。

5.2  電子文件歸檔

企業電子文件歸檔範圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據,以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄,包括辦公自動化係統、產品或業務係統、財務會計管理信息係統、人力資源管理信息係統、門戶網站、微博、微信、公務郵件係統及本企業其他職能活動業務係統中形成的電子文件,以及從外部接收的電子文件。企業有些信息係統有可能通過租用基礎設施或以雲計算服務的形式存在,所形成的電子文件不一定存在於本企業的服務器中,但其產生的電子文件也應納入本企業文件材料歸檔範圍予以歸檔。企業已實施的支撐主營業務的信息係統均應具有歸檔功能,導出的歸檔電子文件存儲格式、元數據等均應符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關要求。數字檔案館(室)建設期間應完成辦公自動化係統形成的電子文件歸檔並實現至少一個核心業務係統電子文件歸檔。

5.3  專題數據庫建設

專題數據庫建設是在現有數字檔案資源的基礎上,通過有組織的分析、篩選、整合,把某一特定專題的檔案集中、有序、係統地組織在一起。如企業曆屆領導、技術專家和各種先進人物檔案專題數據庫,企業機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數據庫,政策法規類專題檔案數據庫,建設項目和設備儀器專題檔案數據庫,產品或專項業務專題檔案數據庫,科技項目和成果專題檔案數據庫,企業質量或安全事故專題檔案數據庫等。

6  製度規範建設

6.1  製度建設

企業數字檔案館(室)建設應製定數字檔案館(室)人員崗位職責,係統運行維護管理製度,機房、檔案數字化加工場所管理製度,數字檔案館(室)安全與保密管理製度等。

6.2  標準規範建設

企業數字檔案館(室)建設應參考國家相關標準規範並結合本企業實際,形成本企業基於數字檔案館(室)的電子檔案收、管、存、用等方麵的標準規範體係及實施要求,包括但不限於以下內容:

6.2.1  企業傳統載體檔案數字化標準規範建設

紙質檔案數字化可參照《紙質檔案數字化規範》(DA/T 31-2017)製定,縮微膠片數字化參照《縮微膠片數字化技術規範》(DA/T 43-2009)製定,錄音、錄像等多媒體檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T 62-2017)製定。企業如將檔案數字化外包,應將國家有關檔案數字化外包安全規範轉化為本企業數字檔案館(室)建設標準規範。

6.2.2  電子文件歸檔標準規範建設

規範本企業已實施的各類信息係統產生的電子文件歸檔業務,內容包括各類信息係統產生的電子文件的歸檔管理責任、歸檔範圍、歸檔流程及開發利用要求等。

6.2.3  檔案分類規範建設

應根據企業檔案自身特點製定企業檔案分類方案。

6.2.4  各類檔案管理及業務流程規範建設

包括管理類、產品或業務類、科研類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工類等各類檔案在電子檔案管理係統中收集、整理、存儲、保管和利用等規範。

6.2.5  檔案利用標準規範建設

包括企業檔案利用賦權原則,權限設置與更改流程,檔案利用審批流程,計算機輔助編研等規範。

6.2.6  安全與保密管理係列規範建設

應將安全與保密管理要求納入本企業數字檔案館(室)建設、運行維護各項規章製度和標準規範,建立數字檔案館(室)安全與保密職責,製訂安全與保密檢查、“三員”管理等製度。

7  安全保密體係建設

數字檔案館(室)建設與運行必須加強安全管理,遵守相關保密規定,安全設備配置齊全;嚴格控製信息資源利用範圍,製訂嚴密的信息發布審核製度,嚴格控製數據訪問權限;應製訂完善的數據接收、移交、銷毀等管理規範,製定備份規範。

管理涉密檔案的電子檔案管理係統,應按照涉密信息係統分級保護管理的要求進行安全設計和建設,並通過有關部門測評後方可投入使用。

管理非涉密檔案的電子檔案管理係統應根據係統重要程度及其實際安全需求,參照《計算機信息係統安全保護等級劃分準則》(GB/T 17859-1999)確定電子檔案管理係統應達到的安全等級,並依照《信息安全技術  信息係統安全等級保護基本要求》(GB/T 22239-2008)、《檔案信息係統安全保護基本要求》《檔案信息係統安全等級保護定級工作指南》等開展安全建設和登記管理。

8  經費與人才保障

8.1  經費保障

經費主要包括計算機硬件采購費,軟件開發、升級、購置、接口開發、評測費,運行維護費,傳統載體數字化費,項目實施費,人員培訓費等。企業數字檔案館(室)建設應按照整體規劃,製定相應的經費計劃,確保軟硬件設備購置、實施經費及管理經費的落實,為企業數字檔案館(室)的建設工作提供必要的保障。

8.2  人才保障

應結合本企業業務實際積極開展檔案部門人員的業務技能、信息化技能的培養。在人才引進方麵,應注重檔案和信息化方麵的人才引進,以滿足數字檔案館(室)建設和運行的需求。

9  建設步驟

企業數字檔案館(室)建設按照項目化運作,經過規劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分階段進行。

9.1  項目規劃

9.1.1  成立項目工作組織

企業在數字檔案館(室)建設初始應設立項目小組,小組主要由企業檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成,具體負責以下工作:

1)建設工作規劃、計劃、實施方案、製度製定;

2)建設工作實施推進;

3)建設工作檢查、總結與考核。

9.1.2  製定項目方案

9.1.2.1  現狀調研與分析

對本企業信息化現狀、國內外數字檔案館(室)建設現狀,特別是各信息係統產生電子文件的管理情況,以及企業各部門對檔案利用需求情況進行充分調研。

9.1.2.2  可行性研究

從項目建設的必要性、成本、收益、風險等方麵研究企業數字檔案館(室)建設的可行性,並形成可行性研究報告。

9.1.2.3  需求分析

對企業數字檔案館(室)建設的業務需求、功能需求和係統部署方式進行分析,形成需求任務書。

9.1.2.4  編寫數字檔案館(室)建設方案

內容包括建設目標、建設內容、建設步驟、經費需求、實施計劃等;管理涉密檔案的數字檔案館(室)建設,還應同步編寫信息係統安全保密方案。

9.2  項目立項

企業應組織專家對項目可行性研究報告或建設方案進行論證評審,通過評審後提交本企業有關部門申請立項。

9.3  項目實施

9.3.1  人才隊伍建設

應通過提升現有人員技能和知識的方式充分發揮現有人員的作用;現有人員不足的,應通過引進、組建項目組等方式補充人員。

9.3.2  基礎業務完善與規範化

數字檔案館(室)建設是以現有的檔案工作為基礎開展的。在項目實施初期,需對本企業檔案管理基礎業務進行完善與規範。主要包括:完善檔案管理製度;理順檔案管理體製機製,實現檔案工作的集中統一;規範檔案管理業務流程;統一各卷夾、表格及檔案管理中涉及到的單據等。

9.3.3  製度標準規範製定

根據項目進展情況有步驟地采用或製定製度標準規範。應優先采用國內成熟標準規範作為本企業數字檔案館建設標準規範;國家標準規範不能滿足需求或無相應標準規範的應自主編製。形成的標準規範應定期更新。在企業數字檔案館(室)運行前,應完成所有製度標準規範的製訂,以使運行規範化。

9.3.4  硬件設備配備

鼓勵依托企業現有信息化基礎設施配置數字檔案館(室)建設和運行所需的硬件設備,以節約投資成本,提高人力、物力集成管理效率。對於現有硬件無法滿足的,應根據未來3至5年檔案數據增長情況、係統使用人數、安全保密需要、係統部署方式等予以配備。

9.3.5  電子檔案管理係統實施

9.3.5.1  係統開發

電子檔案管理係統開發主要工作如下:

1)需求設計

在充分征求企業檔案部門、業務部門、保密部門等有關部門意見的基礎上,對電子檔案管理係統的功能需求進行細化,形成功能需求方案。功能需求方案既應符合檔案管理的實際需要,又便於係統開發人員理解,能夠在係統開發中實現。

2)選定開發商

通過招標、競爭性談判等方式選定係統開發商。有條件的企業也可以自主開發。

3)商務談判

與選定廠商確定合同和協議文件,協商確定技術細節和係統開發、安裝的時間節點。

4)簽訂合同

根據商務談判確定的內容簽訂正式合同,技術協議應成為正式合同的一部分。

5)定製開發

係統開發商根據前期確定的需求設計報告,對電子檔案管理係統原型進行定製開發。

6)係統安裝

係統開發商將開發好的係統在企業進行安裝,包括數據庫安裝、軟件安裝等。

9.3.5.2  基礎數據準備

主要工作包括界麵設置、數據庫結構設置、檔案分類設置、代碼設置、賦權方案確定、用戶設置等。基礎數據應以文件形式保存,以供後續維護時備查。

9.3.5.3  係統測試

係統測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和兼容性測試。測試工作可自主進行,也可委托具有資質的第三方機構完成。所有測試過程均應形成書麵記錄,包括測試用例、測試過程、測試結果等。

9.3.5.4  人員培訓

對專職檔案管理人員、兼職檔案管理人員及係統維護人員等進行培訓。

9.3.5.5  係統切換和試運行

將運行在舊係統的業務和數據遷移到新係統中試運行,並對係統運行情況進行監測。

9.3.5.6  係統的評價與驗收

係統試運行一段時間後,應組成驗收組對係統的目標、功能、質量、使用效果及各項指標是否達到合同或技術協議規定的要求進行評審驗收。應根據評審過程中分析的結果,找出係統的薄弱環節,提出整改意見。

9.3.6  傳統載體檔案數字化實施

按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則,並結合實際分步推進傳統載體檔案數字化工作,將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優先數字化。傳統載體檔案數字化應以本企業自主完成為主,自主完成有困難的可采用外包,或采用外包與自主完成相結合的方式進行。檔案數字化外包應按照《檔案數字化外包安全管理規範》的要求做好安全管理工作。傳統載體檔案數字化按如下方法進行:

1)管理類檔案數字化方法

經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案應按照先近後遠的原則,將最近形成的檔案先行數字化,以滿足頻繁利用的需要。對於即將到期的短期檔案或10年期檔案可不進行數字化。

2)產品和業務類檔案數字化方法

可按照正在研製和正在生產產品檔案、主營業務檔案、正在研製和正在生產非核心產品檔案、非核心業務檔案、停產產品檔案的順序進行數字化。

3)科研檔案數字化方法

按照獲獎等級、項目下達部門的層級順序進行數字化,即先數字化獲得國家級獎勵的,再數字化獲得部委級、省級獎勵的,最後數字化獲得企業級獎勵的;對於未獲獎的科研檔案按照國家級科技項目、省部級科研項目、企業級科研項目的順序進行數字化。

4)基本建設檔案數字化方法

按照建築物功能、用途的重要程度來確定數字化順序。可將生產、科研建築物檔案先數字化,其次是辦公建築物檔案,最後是生活建築物檔案。

5)設備儀器檔案數字化方法

按設備的價值、用途等標準來確定數字化的順序。

6)會計檔案數字化方法

會計檔案數量較大,可按照形成時間由近及遠進行數字化,即將最近形成的檔案先數字化,年代久的後數字化。

7)職工檔案數字化方法

對於職工檔案的數字化,檔案部門應與人力資源管理部門充分協調確定後按照國家組織、人事部門的有關規定開展數字化。

9.3.7  檔案專題數據庫建設

應以需求為導向,選擇利用率高、內容重要的檔案資源建設檔案專題數據庫。

9.3.8  電子文件歸檔實施

在電子文件歸檔和電子檔案管理現狀評估的基礎上,製定詳細的技術方案和電子文件歸檔計劃,提出係統和設備改造方案,在係統和設備改造到位後有步驟地開展電子文件歸檔工作。

電子文件歸檔有關工作和要求參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關規定的要求進行。

正在實施或將要實施的信息係統應按照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關規定的要求做好相關工作,待投入運行後根據該類電子文件形成的數據特點開展電子文件歸檔。

對接收的電子文件和電子檔案要按照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關要求和國家有關規定進行真實性、完整性、可靠性、可用性檢測,確保其長期可用。

9.4  項目驗收

完成數字檔案館(室)建設工作的企業應形成數字檔案館(室)建設總結報告、試運行報告、係統檢測報告和用戶報告等,組織內、外部專家根據設計方案、合同協議、任務書等進行驗收,建設工作達到《數字檔案館係統測試辦法》要求的,可向檔案行政管理部門申請測評驗收。

9.5  項目運維

項目運維應參照《檔案信息係統運行維護規範》(DA/T 56-2014)的要求開展以下工作:

1)結合企業實際建立數字檔案館(室)運維工作的組織機構,明確其職責。

2)根據企業實際確定數字檔案館(室)運維對象和內容,選擇適當的運維模式。電子檔案管理係統宜采用外包模式運維,並將運維費用納入采購費用。

3)根據運維製度開展數字檔案館(室)的基礎設施、電子檔案管理係統、數據等的運維工作。

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