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淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策

2017-09-06 21:31:04      點擊:
     檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平,重新 思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網絡環境中檔案管理與 檔案服務的基本框架與基本方法,實現檔案信息的社會化服務。檔案信 息化包括以下幾層基本涵義: 
1)檔案信息化的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣 泛運用。 
2)檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案工作現代化水平和 確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。 
3)在檔案信息化建設過程 中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由於信息技術在檔 案管理的運用,新的檔案管理理論與方法、原則等不斷湧現,提出了一係 列檔案學基本理論從未遇到的新問題。 
4)檔案信息化建設的最終目標是 實現檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是建立良 好信息基礎實施的前提下,實現信息的公開(特別是政府信息的公開)與 信息利用中的社會公平。
1 檔案信息化管理存在的問題 
1.1 思想觀念滯後的問題。習慣於傳統的手工工作,對檔案信息化的重 要性認識不足;認為實現檔案信息化是遙遠的事,可有可無;在目前應用 水平不高的情況下,使用微機是高投入、低產出,得不償失;有的對實現 檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態度。因此,要加快實現檔案信息 化,就必須走出這些思想觀念上的誤區。 
1.2 人員素質問題。由於檔案工作信息化技術性強,要求專業技術人員 必須掌握檔案業務的信息技術。w88优德用户注册-优德w88登陆-优德w88app官方登录的檔案專業幹部中很大一部分工作 者還不能既熟悉檔案業務又熟練掌握計算機、掌握信息技術。因此,提高 全行業幹部素質是當務之急。 
1.3 信息化資金投入問題。檔案信息化需要大量的資金投入。目前在投 入方麵遠不到位,與業務發展仍不相適應。如何解決好當前利益和長遠 利益的關係,是擺在決策者麵前的一大難題,雖然實現信息化是檔案事 業的必然選擇。 
2 解決檔案信息化管理的對策 
2.1 切實轉變觀念,以信息學的基本理論改造葡萄视频app污的頭腦並引導人們 對檔案信息的認識,樹立科學的檔案信息觀,從而為檔案信息化營造相 宜的內外環境,重視發展和掌握信息化檔案技術,不失時機地利用信息 技術武裝自己,開拓新的業務領域,培養新的功能。葡萄视频app官网必須充分認識檔 案信息化是一個功在當代,利在千秋的龐大的係統工程。要增強緊迫感, 盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。 
2.2 加強人員培訓,注重複合型人才培養。檔案事業的發展離不開高素 質的幹部隊伍。要加快實現信息化,需要加快培養造就一大批既懂檔案 業務,又懂信息技術的複合型人才。“人才先行”是加快檔案信息化進程 的前提的工作:第一,加強計算機專業技術人員的檔案業務培訓。檔案信 息化是為檔案業務服務的。作為計算機專業技術人員,對各種檔案業務 的熟悉程度如何,決定著檔案信息化軟件開發和應用質量的高低。當計 算機應用發展到網絡化和決策輔助階段時,怎樣使檔案管理科學化、調 度有序化、傳遞信息規範化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化,將取決 於程序開發者對檔案業務的了解程度。第二,加強計算機等信息技術使 用者的素質培養。應該將業務培訓和上崗考核結合起來,盡快造就一批 既懂檔案業務,又懂技術信息的複合型人才。此外,還要提高計算機應用 管理者的管理水平,使每項規章製度落到實處,使各種設備運轉良好。 
2.3 加強資金投入,搞好基礎實施建設,保證必要的政策和資金支持。 盡快實現辦公自動化和信息化,改變麵貌,推動檔案事業持續、快速、健 康發展。這幾年來,葡萄视频app安卓下载污檔案係統的計算機應用,雖然花費了不少的力 氣,但是許多人不懂得,也不去研究 “數據環境”這個重要問題,所以總是 跳不過“起步階段”,基本上在應用數據庫的環境中轉來轉去。所以檔案 係統的計算機應用其使用功能和技術水平基本上大同小異。檔案信息化建設的基礎與核心和其他係統的信息化建設一樣,也是數據集成。因此, 當前檔案係統首要的任務就是改造以數據文件和應用數據庫為主的、混 亂的、低檔次的數據環境,建成主題數據庫和信息檢索係統這樣高檔次 的數據環境。 
2.4 檔案信息標準化工作,既是當務之急又是長遠之計。抓住了這個關 鍵問題,就會使長期困擾葡萄视频app官网的檔案處理工作與計算機應用找到正確的 切入點,從而更快更好地為計算機創造一個完美的數據環境。無論是決 策層的領導還是作業層的工作人員,都必須時時把檔案信息標準化管理 工作落到實處。在決策層的領導,應具有較大的統一協調權力,按照係統 總體規劃的原則指揮和控製,從而使一個檔案係統的數據環境建有相當 大的權威性。在工作層的數據管理人員,要嚴格執行有關標準,協調數據 庫和其他數據結構的開發、管理和監督他人實施數據環境的標準化、規 範化。使檔案信息數據存儲的冗餘度最小而且具有最大的兼容性。目前, 在檔案信息化這方麵的工作還很不夠。必須特別重視檔案信息資源標準 化管理人員的任用,葡萄视频app污的檔案信息數據環境才會從根本上改變目前不 良的狀況。 
3 對檔案信息化管理的幾點建議 
3.1 有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化的就是過程中, 一定要認準 “信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作,都是為了 能夠將大量的檔案數據進行有效的存儲並且得到快捷的管理,最後能夠 在一個良好的數據環境中很方便的提供查詢和統計分析,從而能夠為社 會的各項運作提供決策參考。 
3.2 增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感,建設一支適應檔案信息 化發展的幹部隊伍。加強檔案信息化建設,是一項重大而艱巨的任務。要 實現葡萄视频app官网的奮鬥目標,就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要 性,認識到檔案信息化建設對檔案事業的假定推動作用,增強w88优德用户注册-优德w88登陆-优德w88app官方登录加快 檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感,通過葡萄视频app污的努力,切實把檔案 信息化建設工作抓實、抓緊、抓好。同時,要加強對各級層檔案人員的檔 案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓,更新檔案幹 部隊伍的知識結構,提高檔案工作者的信息化整體水平。還要轉變觀念, 在努力提高管理人員計算機和網絡應用能力,積極接收計算機專業畢業 生的同時,還可廣泛借助社會力量,從社會上聘請技術人才。總之,葡萄视频app安卓下载污 需要通過多種途徑滿足信息化建設的人才需求。 
3.3 製定標準,統一數據和軟件,為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔 案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上,采取統一的數據格式、統一 的軟件程序、統一的技術標準、統一的工作規程,才能建立起上下成線、 縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。為此,首先要堅持全局 的觀念。其次盡快製定出既符合檔案信息化規律,又適用於我國實際的 技術規範和標準,盡快推廣應用符合檔案部門業務工作實際的應用軟 件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題,才能實現檔案 信息資源的互聯互通,才能穩定推進我國檔案信息化建設的進程。 
3.4 抓好檔案信息化建設的基礎性工作,盡快建立檔案信息資源數據 庫。檔案業務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用 方便的檔案信息數據庫。把館藏檔案信息深入開發,廣泛開展檔案的文 件級著錄標引並錄入微機,實現檔案由實體管理向信息管理轉變。此外, 因檔案具有保密性和機要性,除保證網絡安全外,還要保證檔案信息前 處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領導重視,逐步加大信息化基礎 設施投入,以保證檔案信息化建設的持續發展。